Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm, chức năng và phân loại?

thuật ngữ văn bản hành chính đã không còn quá xa lạ, nhưng để hiểu rõ về chức năng, đặc điểm của loại văn bản này thì không phải ai cũng nắm được.

Luật sư tư vấn pháp luật về văn bản hành chính trực tuyến: 1900.6568

1. Văn bản hành chính là gì?

Văn bản pháp luật (VBPL) do những chủ thể có thẩm quyền ban hành theo trình tự, Thủ tục và hình thức theo pháp luật quy định, có nội dung là ý chí của nhà nước, mang tính yêu cầu và được đảm bảo bằng quyền lực của nhà nước. Văn bản pháp luật bao gồm ba nhóm văn bản là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính. Mỗi nhóm trong hệ thống VBPL còn có một số nét đặc thù về nội dung, tính chất và vai trò trong quản lý nhà nước.

Văn bản hành chính là loại văn bản thường sử dụng để truyền đạt những nội dung và bắt buộc nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các bộ phận và người có quyền hạn để giải quyết.

Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc chi tiết trong khâu quản lý.

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước. Văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác.

Văn bản hành chính cũng có khả năng dung để chi tiết hóa những văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức.

hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với rất thường xuyên văn bản như quyết định của cơ quan nhà nước như quyết liệt nâng lương, quyết liệt xử lý luật lao động, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp… Căn cứ vào nội dung và hình thức của các văn bản đó, ta có khả năng phân loại nó thành văn bản hành chính.

Văn bản hành chính tiếng Anh là: Administrative text hoặc Administrative documents

✅ Mọi người cũng xem : polyp là gì có nguy hiểm không

2. Đặc điểm và chức năng của văn bản hành chính:

Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và bắt buộc nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các bộ phận và người có quyền hạn để giải quyết.

Xem thêm: Hướng dẫn cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là chi tiết hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn chi tiết các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quy trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

Chức năng của văn bản hành chính

Với văn bản hành chính thì hiện nay, loại văn bản này được chia thành 2 loại đó là:

– Văn bản hành chính thông thường

– Văn bản hành chính cá biệt

Với Văn bản hành chính cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.

Với Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc sử dụng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp có thể kể đến như:

– Văn bản không có tên loại như Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.

Xem thêm: Quy định thẩm quyền ký tên, ký thay trên văn bản hành chính

Văn bản có tên loại như: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, giấy đi đường…

Dù thuộc loại văn bản hành chính thông thường hay văn bản hành chính cá biệt thì chức năng chính của văn bản là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn chi tiết các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quy trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

Văn bản hành chính cần có những nội dung sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ
• Địa điểm và ngày tháng làm văn bản
• Họ tên, cấp bậc của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản
• Họ tên, cấp bậc của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản
• Nội dung thông báo , đề nghị báo cáo
• Chữ kí và họ tên người gửi văn bản

Văn bản hành chính là một loại văn bản thuộc hệ thống các loại văn bản do Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành. Văn bản này có tính thông tin quy phạm của Nhà nước và truyền tải một cách chi tiết hóa trách nhiệm thực hiện và thi hành các văn bản pháp quy khác, việc ban hành văn bản nhằm thực hiện giải quyết các công việc xuất hiện trong khâu quản lý.

Hay hiểu đơn giản thì văn bản hành chính là văn bản sử dụng nhằm mục đích để truyền tải những thông tin, nội dung hay bắt buộc bất kỳ nào đó từ cấp trên đưa xuống hay là văn bản thể hiện ý kiến, quan điểm cá nhân của bản thân hoặc một tập thể nào đó tới người hay cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết.

Văn bản hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng hiện nay bởi nó cụ thể hóa được những văn bản mang tính quy phạm pháp luật. Đồng thời là văn bản hướng dẫn một cách chi tiết các chủ trương, chính sách mà Nhà nước ban hành.  Hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý các công việc hành chính Nhà nước và những thông tin về pháp luật liên quan được áp dụng đúng với các đối tượng cụ thể.

Khi tìm hiểu thông tin về văn bản hành chính chúng ta sẽ thấy các đặc điểm nổi trội của loại văn bản này có khả năng kể đến như: Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung

+ Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các bộ phận nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhéu trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội.

Xem thêm: Văn bản hành chính thông dụng là gì? các loại văn bản hành chính thông dụng?

+ Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số những loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội.

+ Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các bộ phận ngang cấp, ngang quyền.

+ Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, chi tiết, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ.

Như vậy dựa vào đặc điểm của văn bản chúng ta có thể thấy rõ cơ quan có thẩm quyền ban hành. Thẩm quyền ban hành là tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều đặn có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính.

Thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP khẳng định một nguyên tắc chung là ở các bộ phận, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có khả năng giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một vài văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể  thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

bên cạnh đó Nghị định cũng quy định thêm những người có thẩm quyền ký ban hành văn bản như sau:

Xem thêm: Những ai được đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính?

– Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có khả năng ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một vài văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một vài loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Như vậy, so với khoản 4, Điều 10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (hết hiệu lực từ ngày 05/3/2020), Nghị định mới đã sửa đổi quy định “giao quyền ký thừa lệnh cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc trưởng một số đơn vị” thành “giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản”.

✅ Mọi người cũng xem : cá trắm cỏ bao nhiêu tiền 1kg

3. Phân loại văn bản hành chính:

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

– Văn bản hành chính cá biệt là phương thuận tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm:

• quyết định cá biệt;
• Chỉ thị cá biệt;
• Nghị quyết cá biệt.

Ví dụ: quyết liệt nâng lương, quyết liệt bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

– Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất phong phú và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản sử dụng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác.

Xem thêm: Hợp đồng có phải văn bản hành chính không? các loại hợp đồng?

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn bắt buộc, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.

+ Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể.

Ví dụ:

– Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;

– Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;

– Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.

Như vậy, văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là chi tiết hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật. Theo đó, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo giấy tờ, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, được quy định chi tiết tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.

Bài viết được thực hiện bởi: Luật sư Nguyễn Văn Dương

cấp bậc: Giám đốc Doanh nghiệp

Lĩnh vực tư vấn: Dân sự, Hình sự, Doanh nghiệp

Trình độ đào tạo: Thạc sỹ Luật, MBA

Số năm kinh nghiệm thực tế: 10 năm

Tổng số bài viết: 10.208 bài viết

Khái quát về văn bản hành chính? quá trình xây dựng, soạn thảo và ban hành văn bản hành chính?

Tên 25 văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP? Văn bản hành chính tiếng Anh là gì? Mẫu 25 văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP?

Trình bày văn bản như thế nào là đúng chuẩn? Quy định chung về thể thức trình bày văn bản hành chính? Hướng dẫn cụ thể cách trình bày văn bản chuẩn nhất? Các thành phần thể thức chính được trình bày cụ thể như thế nào?

Văn bản hành chính thông dụng là gì? các loại văn bản hành chính. Văn bản hành chính thông dụng có đặc điểm gì khác so với văn bản áp dụng pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật

Thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính? Quy định về ký thay? Quy định về ký văn bản thẩm quyền chung (thay mặt) và ký văn bản thẩm quyền riêng như thế nào?

Thẩm quyền được đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính? Quy định về đóng dấu trong văn bản hành chính? Tư vấn trường hợp chi tiết?

Nguyên tắc xử lý văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính thông dụng khiếm khuyết được quy định ra sao?

Quy định của pháp luật về Hợp đồng? một số loại Hợp đồng thông dụng? Hợp đồng có phải văn bản hành chính không và những loại hợp đồng?

Đăc điểm của chính sách thương mại quốc tế? Thực trạng chính sách thương mại quốc tế của Việt Nam? Cấu trúc của chính sách thương mại quốc tế?

Nghỉ việc quá 3 tháng có được hưởng bảo hiểm thất nghiệp? Không nhận trợ cấp thất nghiệp thì thời gian đóng có mất đi hay không? Khi nhận BHXH một lần có được nhận luôn trợ cấp thất nghiệp hay không?

Khái quát chung về nội dung của ngân sách nhà nước? Vai trò ngân sách nhà nước? Đặc điểm ngân sách nhà nước?

Tình nghĩa vợ chồng là gì? Đạo nghĩa vợ chồng theo đạo Phật? Điều cần làm của vợ chồng để có được hạnh phúc?

Điều kiện để hưởng bảo hiểm thất nghiệp? Hướng dẫn nhận tiền bảo hiểm thất nghiệp? Hướng dẫn nhận tiền bảo hiểm thất nghiệp qua tài khoản ATM?

Mua xe, điện thoại trả góp cần hồ sơ gì? Lãi suất mua trả góp? Trách nhiệm khi thanh toán các khoản trả góp? Có nên mua trả góp?

Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế mức lương cá nhân là gì và sử dụng để làm gì? Mẫu giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế mức thu nhập cá nhân? Hướng dẫn soạn thảo giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân? Quy định về đăng ký mã số thuế cá nhân?

Văn bản giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc là gì và dùng để làm gì? Mẫu văn bản giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc mới nhất? Hướng dẫn soạn thảo văn bản giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc mới nhất? giấy tờ đăng ký người phụ thuộc Giảm trừ gia cảnh?

Quyền định đoạt về tài sản? Điều kiện định đoạt? Chủ thể có quyền định đoạt tài sản? Quyền định đoạt tài sản có bị Giảm không? Người không phải chủ sở hữu có quyền định đoạt tài sản không?

Địa điểm mở thừa kế là gì? Quy định về địa điểm mở thừa kế và thời điểm mở thừa kế? Thời điểm mở thừa kế theo pháp luật dân sự? Quy định thời điểm mở thừa kế và thanh toán nghĩa vụ người chết để lại?

Khái niệm vật quyền là gì? Nội dung về vật quyền trong pháp luật Việt Nam?

Quan hệ pháp luật dân sự là gì? Phân loại quan hệ pháp luật dân sự?

Ủy thác tư pháp quốc tế là gì? Quy định chung về ủy thác tư pháp? Nội dung của ủy thác tư pháp?

một số quy định về hợp đồng tặng cho? Quy định của pháp luật về hợp đồng tặng cho có điều kiện?

Truất quyền thừa kế là gì? Truất quyền hưởng di sản theo Bộ luật dân sự? giấy tờ truất quyền thừa kế? Trường hợp người bị truất quyền thừa kế vẫn được hưởng di sản?

Bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng là gì? Đặc điểm và các quy định về bồi thường ngoài hợp đồng? Trách nhiệm về bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng theo Bộ luật dân sự 2015? Nguyên tắc bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng?

Quy định của pháp luật về đại diện cho thương nhân? Đặc điểm của việc đại diện cho thương nhân? Hợp đồng đại diện cho thương nhân? Chấm dứt quan hệ đại diện cho thương nhân?

Hợp đồng vô hiệu là gì? hậu quả pháp lý của hợp đồng vô hiệu? Xử lý hợp đồng vô hiệu?

Bảo đảm thi hành án là gì? Việc bảo đảm quyền và lợi ích hợp của đương sự bằng biện pháp Phong tỏa tài khoản? Bảo đảm quyền và lợi ích hợp của đương sự bằng biện pháp tạm giữ của cải/tài sản, hồ sơ? Bảo đảm quyền và lợi ích hợp của đương sự bằng biện pháp tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng và thay đổi ngay hiện trạng tài sản?

Thụ lý vụ án dân sự là gì? Điều kiện thụ lý vụ án dân sự?